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学校管理系统开发步骤
一般说来,管理信息系统的建立与应用可以划分成总体规划、系统开发和系统运行三个阶段,其中系统开发阶段还可进一步分为系统分析、系统设计和系统实施等工作环节。上述各个阶段排列成一个严格的线性开发序列,在每个工作阶段均产生完整的技术文档作为下一阶段工作的指导和依据,每一阶段都应对文档进行评审,确信该阶段工作己完成并达到要求后才`能进入下一阶段,同时在以后的工作中不能轻易改变前面经过评审的成果。
上述开发方式的主要优点是便于开发工作的组织和管理,并且可大大降低管理信息系统开发的复杂性。国内外许多系统开发的实例都证明这是一种行之有效的开发方式。
学校管理系统的规划
系统规划是整个管理信息系统建立过程中的基础阶段。因为新系统是在现有系统基础上发展而成的,所以首先应对现有系统进行全面的调查和分析,通过对用户需求的调查,提出新系统的开发目标,并进行可行性研究,为新系统开发能否进行提供定量和定性的依据,这就是总体规划的任务。
现行系统的初步调查
初步调查是为了了解现有系统的概貌、规模等基本情况,从而确认新系统的目标。该阶段需调查的主要内容有:
l)现行系统的概况:当前规模、功能、工作效率、归属部门等。
2)组织机构:现行系统的组织机构,归属关系、人员安排等,它不仅为新系统各功能子系统的划分提供依据,还可进一步暴露组织和人事方面的不合理现象。
3)管理流程及工作步骤:现行系统中各管理职能部门(教务、财务等)的管理业务流程、各种数据在收集、整理、输入、存贮、处理和输出各个环节的具体加工步骤,主要单据、表格的来源和去处等,从而得到较为完整的信息流程。上述各项内容在系统分析阶段中还需进一步作详细调查。
4)当前系统的薄弱环节:在调查中应善于发现问题并找出其前因后果,这些问题往往是新系统中要解决和改进的主要问题。
5)建立新系统的资源情况:为了建立新系统,学校或主管部门准备投入人力(何种技术水平、有多少人)、财力(多少场地和设备、多少资金)和时间(可以给多长开发时间)的基本情况,对于已有计算机设备的学校,应详细调查其功能和目前使用状况,考虑在新系统中充分发掘其潜力。
6)各部门管理人员对新系统目标持有的看法,以及对建立新系统的态度。
可行性分析
在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标,即新系统建立后所要求达到的运行指标,这是系统开发和评价的依据。新系统目标应充分体现学校的战略目标、发展方向和基本特点,直接为学校管理服务,同时,新系统目标应该和现行系统的各项基本功能密切相关,并且可以分期分批实现。需要指出的是,新系统目标不可能在总体规划阶段就提得非常具体,它还将在开发过程中逐步明确和定量化。新系统目标的提法不尽相同,例如:提高工作效率和减轻劳动强度;提高信息处理速度和准确性;提供新的处理功能和决策信息;为教学、科研提供更方便的服务项目等等。新系统的目标确定后,就可以从以下三方面对能否实现新系统目标进行可行性分析:
1)技术可行性
根据新系统目标来衡量所需的技术是否具备,一般可从硬件、软件的性能要求、环境条件、技术人员水平和数量等方面去考虑和分析,其中开发人员的技术力量应首先考虑能力与水平,并考虑近期内可以培养和发展的技术人员。
2)经济可行性
估算新系统的开发费用和今后的运行、维护费用,估计新系统将获得的效益,并将费用与效益进行比较,看是否有利。
开发、运行和维护费用主要包括:购买和安装设备的费用:计算机硬件、系统软件、机房、电源、空调等。软件开发费用:若由本单位的技术人员开发,则该项费用可以计入下面的人员费用一项。
人员费用:系统开发人员、操作人员和维护人员的工资、培训费用等。消耗品费用:系统开发所用材料、系统正常运行所用消耗品,例如水、电费,打印纸、软盘、色带等开支。
3)运行可行性
对新系统运行后给现行系统带来的影响(包括组织机构、管理方式、工作环境等)和后果进行估计和评价。同时还应考虑现有管理人员的培训、补充,分析在给定时间里能否完成预定的系统开发任务等。
其它费用
系统的效益可以从经济效益和社会效益两方面考虑。对于学校管理信息系统则应着重分析其社会效益。例如,系统投入运行后可以提供哪些以前无法及时提供的信息,用户查询和使用信息的方便程度提高多少、速度增加了多少,对于管理人员进行决策提供了多少帮助等等。
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